Pada acara perayaan kemerdekaan Indonesia, tenaga kependidikan Fakultas Teknik Universitas Indonesia (FTUI) berhasil mengukir prestasi pada penghargaan Tenaga Kependidikan UI Berinovasi 2023. Sekretaris Unit Kemahasiswaan, Penelitian, dan Pengabdian Masyarakat (KPPM) FTUI, Herra Astasusmini, S.E. berhasil raih Juara 2 Tenaga Kependidikan UI Berinovasi kategori Individu Bidang Administrasi Akademik 2023.
Proses menuju prestasi ini dicapai setelah melalui seleksi yang panjang, mulai dari pemberkasan, evaluasi dokumen, hingga presentasi secara luring dengan asesor. Penghargaan ini kemudian diumumkan bertepatan dengan upacara 17 Agustus 2023 yang diadakan di gedung Rektorat Universitas Indonesia.
Herra membagikan latar belakang inovasinya mengikuti Tenaga Kependidikan Berinovasi 2023. Ia menyadari perlunya suatu inovasi yang dapat mempermudah proses surat menyurat yang telah menjadi rutinitas dalam kegiatan administrasi.
“Setelah saya melihat kebutuhan ini, saya mulai menjelajahi berbagai inovasi yang memudahkan proses administrasi. Akhirnya, saya menemukan fitur add on Autocrat di Google Spreadsheet. Fitur ini gratis dan dapat membantu dalam pembuatan surat, sertifikat, dan penyebaran informasi seminar online,” kata Herra.
Autocrat adalah add on yang memudahkan pembuatan laporan dengan mekanisme seperti mail merge, yang bisa dikirim dalam format file Word atau PDF langsung atau melalui email. Proses pembuatan surat pernyataan izin kegiatan, permohonan bantuan dana kegiatan mahasiswa, permohonan pinjam fasilitas dan surat lainnya dapat dibuat dengan memadukan fasilitas Google Form dan Autocrat. Herra berhasil mengaplikasikan fitur Autocrat dalam berbagai kegiatan, termasuk Call for Paper QiR 2023 dan pembuatan surat keterangan visa.
Lebih lanjut, Herra berharap inovasinya dapat berkembang dan dapat dicanangkan di lingkungan FTUI terutama dalam Sistem Penomoran Surat (NOS). “Kedepannya, saya berharap inovasi ini dapat mempermudah proses persuratan mahasiswa melalui email guna mengoptimalkan efisiensi administratif,” tambahnya.
“Kami memberikan apresiasi tinggi untuk Herra Astasusmini atas penghargaan Tenaga Kependidikan UI Berinovasi 2023 yang diraihnya. Prestasinya merupakan contoh nyata dedikasi dan kreativitas dalam mendukung ekosistem pendidikan di UI. Semoga pencapaian ini memotivasi rekan-rekan tenaga kependidikan lainnya untuk terus berinovasi demi kemajuan universitas dan pelayanan yang lebih baik,” kata Dekan FTUI, Prof. Dr. Heri Hermansyah, S.T., M.Eng., IPU.
Penghagaan ini merupakan agenda tahunan UI yang diselenggarakan untuk memberikan apresiasi kepada para tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang memiliki dedikasi, inovasi, dan prestasi. Pada klasifikasi Tenaga Kependidikan Berinovasi, pemenang dibagi menjadi dua, yaitu Tenaga Kependidikan Berinovasi Individu dan Tenaga Kependidikan Berinovasi Kelompok.
***
Biro Komunikasi Publik
Fakultas Teknik Universitas Indonesia