Pada Kamis (12/6), Fakultas Teknik UI menyelenggarakan sosialisasi administrasi persuratan melalui ANDIENI yang dihadiri oleh Prof. Kemas Ridwan Kurniawan, S.T., M.Sc., Ph.D., Dekan Fakultas Teknik UI, Dr.-Ing. Ir. Dalhar Susanto, Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Ventura, dan Administrasi Umum, Para Manajer, Kepala Unit serta unit dari Kantor Arsip UI di Ruang Rapat Pimpinan, Gedung Dekanat FTUI.
Dalam hal ini, Universitas Indonesia (UI) terus berupaya meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas dalam pengelolaan administrasi persuratan melalui pemanfaatan teknologi informasi. Salah satu langkah strategis yang diambil adalah penerapan sistem ANDIENI, yaitu platform digital untuk penyusunan dan pengelolaan naskah dinas elektronik. Kehadiran Andieni bertujuan untuk menyederhanakan alur kerja persuratan dan memperkuat legalitas dokumen elektronik sesuai dengan Peraturan Rektor Nomor 19 Tahun 2022 tentang Tata Naskah Dinas.
Sebelum hadirnya ANDIENI, proses korespondensi manual menghadapi berbagai tantangan, seperti inefisiensi akibat penggunaan kertas dan tinta, keterlambatan pengesahan naskah saat pimpinan sedang bertugas di luar, serta lamanya waktu distribusi dokumen akibat faktor jarak dan lokasi. Selain itu, proses tindak lanjut dan disposisi naskah dinas juga memerlukan waktu lebih lama, dan sering terjadi pencatatan dokumen yang berulang. ANDIENI dirancang untuk menjawab persoalan-persoalan tersebut dengan sistem yang terintegrasi dan berbasis digital.
“ANDIENI hadir sebagai solusi nyata untuk meningkatkan efisiensi serta akuntabilitas persuratan di lingkungan Universitas Indonesia. Melalui sosialisasi ini, kami berharap seluruh sivitas di Fakultas Teknik dapat memahami dan memanfaatkan sistem ini secara optimal demi mendukung transparansi, kecepatan layanan, dan kepastian hukum dalam setiap dokumen yang dikelola,” ujar Prof. Kemas.
Fitur utama ANDIENI mencakup dashboard untuk pencatatan dan distribusi naskah dinas, pembuatan nota dinas dan surat dinas melalui fitur Cipta Naskah, serta proses persetujuan dan penandatanganan dokumen secara elektronik melalui fitur Upload eSign. Setiap dokumen yang diunggah akan diberi watermark “draft by Andieni” sebelum disetujui dan ditandatangani. Sistem ini juga mendukung persetujuan oleh lebih dari satu pihak dan tanda tangan elektronik ganda, serta memungkinkan distribusi langsung ke unit kerja tujuan.
Keamanan dokumen menjadi perhatian utama dalam sistem ANDIENI. Tanda tangan elektronik yang digunakan bersifat tersertifikasi dan nirsangkal, artinya tidak dapat disangkal keberadaannya secara hukum. Tanda tangan ini terikat pada Nomor Induk Kependudukan (NIK) masing-masing pengguna, sehingga penting untuk menjaga kerahasiaan password akun jabatan dan passphrase eSign. Pengguna dilarang membagikan informasi tersebut kepada pihak lain, termasuk sekretaris atau sekretariat.
Dalam praktiknya, penggunaan eSign juga menghadirkan berbagai skenario dan tantangan. Misalnya, ketika dokumen ditandatangani secara berurutan oleh pihak yang menggunakan BSRE dan DocuSign, hasilnya berhasil dan kedua tanda tangan tampil di dokumen karena sistem Andieni menggunakan invisible signature. Namun, pada skenario sebaliknya, tanda tangan BSRE dapat terhapus jika tanda tangan DocuSign ditambahkan terlebih dahulu karena sistemnya mengubah struktur dokumen secara visual.
Selain itu, beberapa kendala teknis seperti munculnya pesan error 403 forbidden dapat terjadi jika pengguna tidak memiliki hak akses terhadap dokumen. Untuk menghindari hal ini, pengguna disarankan untuk memastikan bahwa mereka adalah pemilik hak akses terhadap naskah, menggunakan mode penyamaran (incognito) saat mengakses ANDIENI, serta membersihkan cache browser. Pengguna juga perlu memastikan bahwa tautan dokumen yang dibagikan berasal dari halaman rincian naskah, bukan dari lampiran berkas.
Dengan penerapan ANDIENI, diharapkan tata kelola naskah dinas di lingkungan Universitas Indonesia menjadi lebih efisien, akurat, dan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi serta peraturan yang berlaku.
***
Kantor Komunikasi Publik
Fakultas Teknik Universitas Indonesia
