Pusat Dokumentasi FTUI melaksanakan kegiatan audit internal kearsipan sebagai rangkaian untuk menghadapi Audit Kearsipan Universitas Indonesia. Acara ini diadakan pada Rabu, 15 Februari 2023 yang lalu dan dihadiri oleh 22 sekretariat unit baik di tingkat fakultas maupun di tingkat departemen.
“Arsip merupakan sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap instansi. Berlangsungnya audit internal kearsipan ini diharapkan untuk mewujudkan pengelolaan arsip menjadi lebih baik, berkualitas, serta terciptanya pengelolaan arsip secara prosedural dan sistemik,” kata Dekan FTUI, Prof. Dr. Heri Hermansyah, ST., M.Eng., IPU.
Pada kegiatan ini, 7 unit kerja departemen dan 15 unit kerja fakultas didampingi oleh Pusat Dokumentasi FTUI melakukan pengisian instrumen pengawasan (form A) kearsipan internal serta meng-upload bukti pengawasan, sebagai rangkaian dari Pengawasan Kearsipan Internal UI. Kegiatan pra audit internal dibagi menjadi 2 sesi, yaitu sesi 1 untuk sekretariat Departemen, dan sesi 2 untuk sekretariat unit kerja.
“Kegiatan ini dilaksanakan untuk membantu sekretariat 22 unit ini memastikan seluruh dokumen bukti telah tersedia dan dapat mengisi form A sebagai instrument pengawasan. Kegiatan verifikasi lapangan di lingkungan FTUI akan dilakukan oleh auditor luar pada tanggal 1- 8 Maret 2023, untuk melakukan pengecekan bukti validitas data,” jelas Tikka Anggraeni, M.Si., Manajer Komunikasi Publik dan Administrasi Umum yang membawahi Pusat Dokumentasi FTUI.
Pengawasan Kearsipan Internal bertujuan memastikan kesesuaian antara implementasi dengan kaidah penyelenggaraan kearsipan agar menjamin ketersedian arsip yang autentik, reliabel, dan utuh. Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Universitas Indonesia tahun 2023 ditentukan menggunakan aturan SLOVIN dan dilaksanakan pada 307 unit kerja dan 18 Unit kearsipan di lingkungan PAU, Fakultas, Sekolah, dan Program Pendidikan Vokasi. Sedangkan penilaian pengawasan Kearsipan Internal dilakukan oleh auditor luar (persilangan dari Fakultas/PAU/Sekolah/Program Vokasi).
Adapun aspek penilaian dalam pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Universitas Indonesia tahun 2023 memiliki ruang lingkup, sebagai berikut:
- Aspek pengelolaan arsip dinamis (50%) meliputi aspek penciptaan, aspek penggunaan, dan aspek pemeliharaan
- Aspek Sumber Daya Kearsipan (50%) meliputi aspek sumber daya manusia dan aspek sarana dan prasarana
***
Biro Komunikasi Publik
Fakultas Teknik Universitas Indonesia