Dimulai dengan rapat koordinasi tim audit internal FTUI yang beranggotakan perwakilan departemen, unit, dan K3L, persiapan audit eksternal sudah dimulai sejak bulan Juni. UPMA bekerjasama dengan tim mulai menyusun rangkaian audit internal guna menyusun ulang POB yang ada di lingkungan Fakultas Teknik UI sebelum nantinya menghadapi audit eksternal. Hal ini dikarenakan Fakultas Teknik UI telah melakukan pergantian manajemen untuk tahun 2022-2026 dan memerlukan adanya pembaharuan maupun pembuatan POB yang telah disesuaikan dengan struktur manajemen baru FTUI.
Sebelum rangkaian audit internal dimulai, tim audit mengikuti pelatihan awareness mengenai ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, dan ISO 45001:2018. Kemudian masing-masing unit/departemen ditugaskan untuk memetakan ulang POB yang telah atau baru dimiliki. Setelah pemetaan POB selesai dilakukan, tim audit internal melakukan review terhadap POB sebelum akhirnya difinalisasi dan disahkan. Rangkaian audit internal berlangsung pada bulan Agustus hingga awal bulan Oktober.
Berakhirnya rangkaian audit internal menandakan persiapan audit eksternal sudah mencapai tahap akhir. Melalui 2 tahap, audit eksternal tahap 1 dilaksanakan pada tanggal 13 Oktober dan tahap 2 dilaksanakan pada tanggal 19-21 Oktober 2022. Audit eksternal tahap 1 dibuka dengan pertemuan dan diskusi dengan para pimpinan manajemen FTUI di ruang Makara 04 Smart Meeting Room. Dalam tahap 1, pertemuan difokuskan pada pengarahan mengenai persiapan dokumen-dokumen penunjang audit eksternal. Kemudian dalam tahap 2, dilaksanakan audit ke seluruh unit/departemen FTUI untuk menguji kelayakan guna memperoleh sertifikasi ISO 9001:2015 serta mempertahankan sertifikasi ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2018.
Tim auditor dengan anggota Annas Sangadji, Markus Dihanto, dan Hariadi Alim di bawah lembaga DQS Sertification Indonesia kemudian melakukan audit ke masing-masing unit/departemen FTUI selama 3 hari. Setelah audit selesai dilaksanakan, rangkaian audit eksternal tahap 2 ditutup pada tanggal 21 Oktober dengan pembacaan hasil audit. Dalam penutupan rangkaian audit, Fakultas Teknik UI dinyatakan berhasil memperoleh sertifikasi ISO 9001:2015 dan layak untuk mempertahankan sertifikasi ISO 14001:2015 dan ISO 45001:2018 dengan beberapa catatan saran perbaikan.
“Berlangsungnya audit eksternal ini diharapkan akan terus dapat menjaga dan meningkatkan kualitas, keselamatan, dan kesehatan kerja pada sistem manajemen di lingkungan Fakultas Teknik UI. Kemudian kedepannya perlu diingat bahwa kita tidak hanya mengejar sertifikat saja, tetapi juga bagaimana kita nantinya dapat terus mengimplementasikan hasil audit di lingkungan Fakultas Teknik UI,” ungkap Dekan FTUI, Prof. Dr. Heri Hermansyah, ST., M.Eng., IPU.
Prof. Winarto selaku Kepala Unit Penjaminan Mutu Akademik dan penanggung jawab pelaksanaan audit internal dan eksternal menyampaikan rasa terima kasih kepada seluruh pihak yang terlibat pada proses audit. “Saya mengucapkan banyak terimakasih kepada seluruh civitas, mulai dari pimpinan fakultas, departemen, kepala manajer dan unit, serta koordinator dan yang lainnya. Terimakasih atas komitmen dan waktunya untuk menyiapkan POB dan sebagainya sehingga audit ini dapat berlangsung dengan baik dalam waktu yang cukup singkat.”
***
Biro Komunikasi Publik
Fakultas Teknik Universitas Indonesia