Kantor Arsip UI berkolaborasi dengan Fakultas Teknik Universitas Indonesia (FTUI) menyelengarakan kegiatan Forum Komunikasi Arsiparis (Fokari) yang ke 3 dengan tajuk “Best Practice Pengelolaan Kearsipan di Fakultas Teknik”, pada (23/10). Acara ini di selenggarakan di Makara 04 Smart Meeting Room, Gedung Dekanat Lantai 1, dengan di ikutin oleh peserta arsiparis di lingkungan UI, yakni perwakilan dari unit kearsipan fakultas/sekolah/vokasi, dan perwakilan sekretariat unit kerja FTUI.
Forum ini dibuka oleh Prof. Dr. Ir. Yanuar, M.Eng., M.Sc., Wakil Dekan Bidang Pendidikan, Penelitian, dan Kemahasiswaan. Dalam Sambutannya beliau menyampaikan, “Kearsipan adalah suatu pilar penting dalam pengelolaan informasi dan pengetahuan di institusi pndidikan. Di era digital ini tantangan dan peluang dalam pengarsipan semakin kompleks oleh karena itu melalui forum ini kita akan membahas berbagai isu terkait pengelolaan arsip serta upaya meningkatkan kualitas kearsipan di FTUI. Semoga forum ini dapat memberikan inspirasi dan memperkuat komitmen kita pada pengelolaan arsip yang lebih baik.”
“Forum Komunikasi Arsiparis ini merupakan agenda rutin yang kami inisiasi sebagai sarana komunikasi antara arsiparis di fakultas dengan arsiparis pusat. Melalui forum ini kami berharap dapat memperkuat kolaborasi antar-fakultas. Forum ini tidak dimaksudkan untuk menciptakan suasana kompetitif antar-fakultas, melainkan sebagai kesempatan untuk saling menguatkan. Kami melihat banyak hal yang dapat dijadikan referensi dari konsep pengelolaan arsip di suatu fakultas dan diadaptasikan di fakultas lain,” ungkap Wahid Nurfiantara, S.Hum., M.T.I., Kepala Kantor Arsip UI.
Dekan FTUI, Prof. Dr. Ir. Heri Hermansyah, S.T., M.Eng., IPU. menyampaikan, ”Forum ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan pemahaman dan kemampuan kita dalam mengelola arsip secara efektif. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya mendukung kegiatan administratif, tetapi juga menjadi fondasi penting dalam pengambilan keputusan dan pengembangan strategi di fakultas kita. Melalui berbagi praktik terbaik ini, saya berharap kita dapat memperkuat sinergi antar unit dalam mengoptimalkan pengelolaan arsip, sehingga dapat berkontribusi pada peningkatan kinerja dan transparansi di Fakultas Teknik. Mari kita gunakan momentum ini untuk saling belajar dan berinovasi dalam pengelolaan arsip yang lebih baik ke depannya.”
Kegiatan ini dibagi menjadi dua sesi yakni, sharing session dan visitasi ruang penyimpanan arsip Fakultas Teknik. Sharing session dipandu oleh Aisha Rachman dan Nourma Yunita, selaku staf kearsipan FTUI, dengan tema “Best Practice Pengelolaan dan Pembinaan Arsip di FTUI.” Dalam sesi ini, Aisha Rachman memaparkan secara rinci pengelolaan arsip di FTUI, mencakup proses pemindahan dokumen ke Pusat Dokumentasi (Pusdok) hingga penginputan dokumen ke dalam sistem ARTERI. Proses ini dirancang agar pengarsipan berjalan dengan efisien dan sistematis, memastikan semua dokumen penting dapat diakses dan dikelola dengan mudah sesuai standar kearsipan yang berlaku.
Sementara itu, Nourma Yunita menjelaskan peran penting pembinaan kearsipan di FTUI. Dalam upaya meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di berbagai unit kerja, tim kearsipan FTUI memberikan pelatihan kearsipan kepada staf sekretariat di masing-masing unit. Selain itu, dilakukan juga kunjungan ke unit-unit kerja untuk memastikan bahwa sistem pengelolaan arsip yang diterapkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Sesi ini bertujuan untuk berbagi pengalaman terbaik dalam pengelolaan arsip, serta mendorong peningkatan praktik kearsipan yang efisien di lingkungan UI.
Forum ini ditutup dengan kunjungan peserta ke ruang penyimpanan arsip, baik yang berada di beberapa departemen di FTUI maupun di Pusat Dokumentasi FTUI. Para peserta menunjukkan antusiasme tinggi selama kegiatan visitasi ini, dikarenakan mereka mendapatkan kesempatan untuk melihat dan berdiskusi langsung terkait pemberkasan arsip aktif yang berada di Ruang Arsip Departemen dan pemberkasan arsip inaktif yang berada di Pusdok. Melalui kunjungan ini, peserta dapat mempelajari sistem penyimpanan, pemindahan, serta pengarsipan dokumen yang diterapkan di FTUI.
***
Kantor Komunikasi Publik
Fakultas Teknik Universitas Indonesia
