Pembaruan aturan administrasi dan modernisasi penggunaan teknologi dalam pelayanan administrasi menjadi salah satu perhatian Fakultas Teknik Universitas Indonesia (FTUI). Untuk menunjang perwujudan hal ini, Unit Komunikasi Publik dan Administrasi Umum (FTUI) menyelenggarakan Pelatihan Penciptaan dan Pemberkasan Naskah Dinas di Ruang S.605, Gedung S FTUI (20/06/23).
Peliputan ini diikuti oleh para Sekretaris unit dan departemen di lingkungan FTUI, meliputi sekretaris pimpinan, sekretaris unit, dan sekretaris departemen. Pelatihan ini dibuka oleh Prof. Ir. Mahmud Sudibandriyo, M.Sc., Ph.D., Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Ventura dan Administrasi Umum, serta Tikka Anggraeni, S.Sos., M.Si., CPR., Manajer Komunikasi Publik dan Administrasi Umum.
Prof. Ir. Mahmud Sudibandriyo, M.Sc., Ph.D., membuka kegiatan pelatihan ini dengan menyampaikan dalam sambutannya, “Di Fakultas Teknik ini karena mencanangkan Internasionalisasi dan Modernisasi Pendidikan tentunya memunculkan banyaknya naskah dinas, utamanya yang berbahasa Inggris. Untuk itu, Pelatihan Penciptaan dan Pemberkasan Naskah Dinas perlu dilakukan agar Sumber Daya Manusianya memiliki kecakapan soal pengelolaan suatu naskah dalam hal ini yang berbahasa Inggris.”
Kemudian, sambutan juga disampaikan oleh, Tikka Anggraeni, S.Sos., M.Si., CPR., Manajer Komunikasi Publik dan Administrasi Umum, “Sebagai bentuk dukungan terhadap 11 Program Unggulan Dekan FTUI 2022-2026, yaitu Internasionalisasi dan Modernisasi Pendidikan, tentunya akan semakin banyak mahasiswa asing, tamu asing, dan juga pergerakan mobilitas dari internal FTUI, baik dosen maupun mahasiswa yang keluar negeri. Biasanya akan sangat dibutuhkan dokumen berbahasa Inggris untuk menunjang hal tersebut. Namun, ternyata belum ada keseragaman dalam pembuatan naskah dinas dalam bahasa Inggris di lingkungan FTUI. Maka, dengan adanya pelatihan ini diharapkan ke depannya terdapat keseragaman naskah dinas dan kecakapan dalam penciptaan dan pemberkasan naskah dinas.”
Sesi pertama berlangsung dengan para peserta yang antusias, materi mengenai Tata Naskah Dinas berbahasa Inggris dipaparkan oleh Narasumber, Staf Layanan dan Pengembangan Arsip Kantor Arsip UI, Agustinus Bayu Setiawan, S.Hum., “Pelatihan Penciptaan dan Pemberkasan Naskah Dinas, khususnya berbahasa Inggris sebagai penunjang Internasionalisasi dan Modernisasi Pendidikan di lingkungan FTUI menjadi penting untuk dilakukan sebab penyelenggaraan kearsipan harus sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan, serta sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini dilakukan agar terwujudnya keseragaman dalam pengelolaan arsip yang terjaga di lingkungan FTUI dan UI, serta terjaminnya tersedianya informasi untuk kepentingan pelaporan dan sebagai bukti akuntabilitas,” ungkapnya.
Ditemui dikesempatan terpisah, Dekan FTUI, Prof. Dr. Heri Hermansyah, S.T., M.Eng., IPU menyampaikan, “Melalui Pelatihan Penciptaan dan Pemberkasan Naskah Dinas ini diharapkan akan meningkatkan SDM FTUI, khususnya para sekretaris pimpinan, unit, dan departemen. Agar memiliki kecakapan lebih dalam hal tata kelola dan pemberkasan naskah dinas, utamanya yang berbahasa Inggris sesuai dengan aturan dan kaidah yang berlaku di lingkungan UI.”
Ada pun beberapa poin yang disampaikan dalam sesi pemaparan materi di sesi pertama, yaitu mengenai jenis naskah dinas UI dan kaidah penulisan naskah dinas UI berbahasa Inggris. Dalam sesi pertama ini juga para peserta diarahkan untuk melakukan praktik penyusunan naskah dinas menggunakan bahasa Inggris. Para peserta pun dikelompokkan dan menyusun naskah dinas dengan tema yang berbeda.
Sesi kedua dilanjutkan dengan pemaparan materi mengenai Pemberkasan Tata Naskah Dinas oleh Dwi Tirto Kuncoro. Beberapa materi yang disampaikan dalam pemaparan di sesi kedua ini, yaitu mengenai tata cara pemberkasan naskah dinas meliputi proses pemeriksaan, pengindeksan, pemberian kode, tunjuk silang, pelabelan, penataan arsip, dan daftar arsip. Kemudian dilakukan sesi praktik pemberkasan.
***
Biro Komunikasi Publik
Fakultas Teknik Universitas Indonesia