Pusat Dokumentasi FTUI melaksanakan kegiatan sosialisasi persiapan monitoring dan evaluasi hasil audit internal kearsipan dalam rangka menindaklanjuti hasil audit internal kearsipan yang telah diterima oleh 21 unit kerja di lingkungan FTUI. Kegiatan ini dilakukan pada Rabu, 6 Maret 2024 dan dihadiri oleh para sekretariat unit kerja dan departemen yang ada di lingkungan FTUI dan dibuka oleh Tikka Anggraeni, M.Si., Manajer Komunikasi Publik dan Administrasi Umum yang membawahi Pusat Dokumentasi FTUI.
Fakultas Teknik Universitas Indonesia melalui Pusat Dokumentasi FTUI sebagai unit kearsipan di lingkungan FTUI berhasil menunjukkan pencapaiannya dalam bidang kearsipan melalui prestasi yang diraih diantaranya Peringkat 1 Entitas dengan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Terbaik Tahun 2023 dan Peringkat 1 Unit Kearsipan dengan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Terbaik Tahun 2023. Hal ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip di lingkungan FT UI telah dilakukan secara prosedural dan sistemik.
Dekan FTUI, Prof. Dr. Ir. Heri Hermansyah, S.T., M.Eng., IPU. Menyampaikan, “Prestasi yang diraih tak semata-mata merupakan titik akhir FTUI dalam mengelola kearsipan. Namun, diperlukan adanya monitoring dan evaluasi terhadap pengawasan kearsipan internal FTUI sebagai wujud keberlanjutan terhadap pengelolaan dan pengawasan terhadap hasil audit internal kearsipan FTUI. Pengawasan kearsipan internal bertujuan dalam rangka memastikan kesesuaian antara implementasi dengan kaidah penyelenggaraan kearsipan sehingga menjamin ketersediaan arsip yang autentik, reliabel, dan utuh.”
“Kegiatan monitoring pengawasan hasil audit internal kearsipan tahun 2024 ini dilakukan dengan mengecek tindak lanjut perbaikan catatan hasil audit tahun 2023 dan verifikasi lapangan oleh auditor eksternal,” jelas Tikka Anggraeni, M.Si., Manajer Komunikasi Publik dan Administrasi Umum yang membawahi Pusat Dokumentasi FT UI.
Linimasa rangkaian kegiatan monitoring pengawasan kearsipan internal dimulai dari kunjungan internal ke unit kerja atau departemen yang dilakukan pada rentang 4-13 maret 2024, dilanjut dengan verifikasi lapangan dan penyampaian hasil monitoring sementara, hingga penyampaian akhir hasil monitoring pada 28 Juni 2024.
Penilaian audit pengawasan kearsipan internal dilakukan dengan menilai beberapa aspek, diantaranya kesesuaian tata naskah dinas, daftar arsip aktif, alih media arsip, peminjaman atau permintaan informasi arsip dan penandaan arsip keluar, serta penyusutan arsip. Aspek sumber daya manusia dan sarana dan prasarana (ruang penyimpanan arsip dan alat penanggulangan bencana) turut menjadi poin penilaian yang tidak terlewatkan.
Adapun penilaian monitoring dan pengawasan tertuang dalam beberapa tingkatan atau level yang menunjukkan upaya pemenuhan yang dilakukan sebagai tindak lanjut catatan hasil audit kearsipan internal FT UI diantaranya sebagai berikut:
- Level 0: Belum terdapat bukti bahwa obyek pengawasan melakukan perbaikan rekomendasi
- Level 1: Terdapat bukti bahwa obyek pengawasan telah melakukan inisiasi atau persiapan untuk perbaikan rekomendasi berupa email atau aplikasi pesan singkat (whatsapp/telegram/dll)
- Level 2: Terdapat bukti bahwa obyek pengawasan telah Menyusun rencana untuk perbaikan rekomendasi berupa RKA atau TOR atau RAB atau dokumen perencanaan yang telah disetujui Pimpinan Unit
- Level 3: Terdapat bukti bahwa obyek pengawasan telah mendapat umpan balik (feedback) komitmen dari pihak terkait berupa naskah dinas/dokumen tanggapan; atau Rekomendasi sudah dilakukan, tetapi akar masalah belum terselesaikan
- Level 4: Terdapat bukti bahwa obyek pengawasan telah melaksanakan perbaikan sesuai dengan akar masalah yang dituju atau secara kuantitatif sudah terpenuhi kurang dari 100%
- Level 5: Terdapat bukti bahwa obyek pengawasan telah selesai melaksanakan perbaikan sesuai dengan akar masalah yang dituju.
Kegiatan ini dihadiri oleh para Kepala Unit, Manajer, Sekretaris Unit, Sekretaris Departemen dan tim sekretariat masing-masing unit dan departemen di lingkungan FTUI.
***
Kantor Komunikasi Publik
Fakultas Teknik Universitas Indonesia
